Os documentos podem ser divididos
em duas categorias para fins de arquivos:
»» Documentos Contábeis, e
»» Documentos Legais:
DOCUMENTOS CONTÁBEIS
Os documentos contábeis
devem ser arquivados em ordem cronológica de data
, em alguns casos em ordem cronológica de
lançamentos nos livros fiscais, separados e
arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de
conformidade com o volume de documentos de cada
empresa .
Os
principais documentos contábeis são:
»» notas de
compra/serviços
»» notas de
vendas/serviços
»» extratos
bancários
»» duplicatas
pagas
»» comprovantes de
despesas/custos
»» cópias de
cheques
»» comprovantes de
débitos/créditos bancários
»» outros documentos
contabilizados
DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais podem
ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
| 100 |
FEDERAL |
| 200 |
ESTADUAL |
| 300 |
MUNICIPAL |
| 400 |
MINISTÉRIO DO TRABALHO |
| 500 |
CONTRATOS |
| 600 |
INSS |
| 700 |
SINDICAL |
| 800 |
DIVERSOS |
Por sua vez, cada setor é
dividido em:
100 - FEDERAL
| 101 |
Cadastro Geral de
Contribuintes (CNPJ) |
| 102 |
Declaração do Imposto
de Renda - Pessoa Jurídica |
| 103 |
Ficha de Alteração do
CNPJ |
| 104 |
Pedido de
Restabelecimento do CNPJ |
| 105 |
Certidão Negativa do
Imposto de Renda e CRJF |
| 106 |
Comunicações de
Aumento de Capital |
| 107 |
Demonstrativos dos
Duodécimos |
| 108 |
CAIF |
| 109 |
Comunicações de IPI e
IRPJ |
| 110 |
DIRF |
| 111 |
Cartão do CNPJ |
| 112 |
Notificações - Auto
de Infrações |
| 113 |
Baixa do CNPJ |
| 114 |
Certidão Negativa por
Encerramento de Atividades |
| 115 |
Programa de
Alimentação ao Trabalhador |
| 116 |
DNER |
| 117 |
Defesas |
| 118 |
Utilidade Pública |
| 119 |
Parcelamentos |
| 120 |
Termo de Opção -
Simples |
| 121 |
Autorização do DAC |
| 122 |
IPEM |
| 123 |
Divisão de Censura de
Diversões Públicas |
| 124 |
CADE - SDE |
200 - ESTADUAL
| 201 |
Ficha Cadastral |
| 202 |
Declaração para
Codificação de Atividade Econômica |
| 203 |
Declaração do
Movimento Econômico Fiscal |
| 204 |
Índice de
Participação dos Municípios |
| 205 |
Licença da CETESB |
| 206 |
Demonstrativo das
Operações Interestaduais |
| 207 |
Certidão Negativa do
ICMS |
| 208 |
Autorização para
Confecção de Notas Fiscais |
| 209 |
Auto de infração |
| 210 |
Parcelamento do ICMS |
| 211 |
Notificações |
| 212 |
FIC - Ficha de
Inscrição do Contribuinte |
| 213 |
Declarações |
| 214 |
Alvará de Utilização
- Secr. Saúde |
| 215 |
Modelos de Notas
Fiscais |
| 216 |
Comprovação ZONA
FRANCA |
| 217 |
Conselho Regional de
Educação |
| 218 |
Secretaria de
Segurança Pública (Registro Arma) |
| 219 |
IBDF - IBAMA |
| 220 |
Defesas |
| 221 |
Licença da Divisão do
Exercício Profissional |
| 222 |
Utilidade Pública |
| 223 |
Declaração de
Microempresa |
| 224 |
Laudos Técnicos |
| 225 |
Pedido/ Comunicação
Uso Processamento de Dados |
| 226 |
Vigilância Sanitária |
300 - MUNICIPAL
| 301 |
Guia de Inscrição ou
Atualização |
| 302 |
Ficha de Inscrição Cadastral |
| 303 |
Taxas de Licença |
| 304 |
Certidão Negativa do
ISS |
| 305 |
Declaração Anual do
Movimento Econômico |
| 306 |
Cadastramento de
Anúncios |
| 307 |
Pedido de Vistoria |
| 308 |
Comunicados |
| 309 |
Imposto Predial |
| 310 |
Auto de Infração e
Intimação |
| 311 |
Autorização para
Impressão de Notas Fiscais |
| 312 |
Habite-se / Auto
Vistoria |
| 313 |
Alvará de
Funcionamento |
| 314 |
Defesas |
| 315 |
Utilidade Pública |
| 316 |
Declaração de Microempresa |
| 317 |
Parcelamentos |
| 318 |
Cancelamentos |
| 319 |
CONTRU/FICAM |
| 320 |
Regime Especial |
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
| 401 |
Cadastro de Empresas |
| 402 |
Relação de Empregados
Menores |
| 403 |
RAIS / DCPIS |
| 404 |
CIPA |
| 405 |
Certificados de
Aprendizagem SENAI |
| 406 |
Reclamações
Trabalhistas - Defesas |
| 407 |
Notificações/
Processos/ Autos de Infração |
| 408 |
Certificados de
Aprovação das Instalações |
| 409 |
Defesas |
| 410 |
Acordo de Compensação |
| 411 |
Laudos Técnicos |
500 - CONTRATO
| 501 |
Contrato Social - Ata
de Constituição |
| 502 |
Alterações de
Contrato |
| 503 |
Contrato de Locação |
| 504 |
Contrato de Uso de
Veículos |
| 505 |
Cadastro da Junta Comercial |
| 506 |
Contrato de
Assessoria |
| 507 |
Contrato de Prestação
de Serviços |
| 508 |
Reuniões |
| 509 |
Publicações em
Jornais |
| 510 |
Atas |
| 511 |
Contratos Diversos |
| 512 |
Comprovante de Caução
de Locação |
| 513 |
Certidão Breve Relato-Junta Comercial |
| 514 |
Xerox das Exigências da Junta Comercial |
| 515 |
Declaração de
Alienação de Participações Societárias |
| 516 |
Baixa de Firma
Individual p/ Transformação em LTDA. |
| 517 |
Notificações |
| 518 |
Defesas |
| 519 |
Recadastramento da Firma na Junta Comercial |
| 520 |
Buscas na Junta Comercial e Cartórios |
600 - INSS
| 601 |
Pedido de Matrícula
(Inicial) |
| 602 |
Certificado de
Matrícula |
| 603 |
Cópia Autenticada de
Registros Contábeis |
| 604 |
Certificado de
Regularidade de Situação |
| 605 |
Certificado de
Quitação |
| 606 |
Certificado de Taxa
de Seguro |
| 607 |
Demonstrativo dos
Salários de Contribuição |
| 608 |
C.B. |
| 609 |
Alterações: Nome,
Endereço, CNPJ |
| 610 |
Declarações de
Rendimento do INSS |
| 611 |
Comprovante Inscrição
Contribuição Individual |
| 612 |
Carnês dos Sócios |
| 613 |
Recadastramento |
| 614 |
Autos de Infração |
| 615 |
Defesas |
| 616 |
SESI |
| 617 |
Termo Ação Fiscal –
TAF |
| 618 |
Parcelamentos |
700 - SINDICAL
| 701 |
Contribuição Sindical
e Assistencial do Empregador |
| 702 |
Conselho Regional de
Farmácia |
| 703 |
Dissídios Coletivos |
| 704 |
Acordos |
| 705 |
SENAI - SENAC |
| 706 |
FINAME |
| 707 |
Certidões e Registros |
| 708 |
CRA |
| 709 |
Conselho Regional de
Contabilidade-CRC |
| 710 |
CRECI |
| 711 |
CREA |
| 712 |
Correspondência
Sindicato Patronal |
| 713 |
Legislação e
Processos |
| 714 |
SUSEP |
| 715 |
Certidão Negativa de
Débito Salarial |
| 716 |
Conselho Regional de
Medicina |
| 717 |
EMBRATUR |
| 718 |
Conselho Nacional do Cinema |
800 - DIVERSOS
| 801 |
CACEX |
| 802 |
Certidão de Registro
de Capital Estrangeiro |
| 803 |
Procurações /
Declarações |
| 804 |
Balanços e Balancetes |
| 805 |
Documentos dos Sócios
( xerox ) |
| 806 |
Marcas e Patentes |
| 807 |
Correspondências |
| 808 |
Consultas |
| 809 |
Certidões Negativas -
Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS |
| 810 |
Escrituras |
| 811 |
Apuração do Ativo
Imobilizado - TELESP |
| 812 |
Ajustes de Balanço |
| 813 |
Laudo de Avaliação |
| 816 |
Relatórios |
| 817 |
Inventário |
| 818 |
Depósito Inicial |
| 819 |
Cadastro de
Fornecedores e Associações |
| 820 |
Convocações |
| 821 |
Atestado de
Residência e Capacidade Técnica |
| 822 |
Cadastro de Bancos |
| 823 |
Mapas de Depreciações |
| 824 |
Alvarás |
| 825 |
Seguros |
| 826 |
Carta de Fiança |
| 827 |
Eletrobras |
| 828 |
BNDES |
| 829 |
Consórcios |
 |
As guias de recolhimento dos
impostos e contribuições, bem como outros
documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas
como segue:
| 01- |
Guias de Recolhimento
do INSS |
09- |
Guias de Apuração e
Recolhimento do ICMS |
| 02- |
Guias de Recolhimento
e Relação dos Empregados do FGTS |
10- |
Guias de Apuração e
Recolhimento do IPI |
| 03- |
Guias de Recolhimento
do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social |
11- |
|
| 04- |
Guias de Recolhimento
do ISS |
12- |
|
| 05- |
Cadastro de Admissão
e Demissão dos Empregados |
13- |
Orientações e
Comunicados |
| 06- |
Guias de Recolhimento
do PIS, Finsocial e COFINS |
14- |
Memos – Empresa
Contábil |
| 07- |
Guias de Recolhimento
e Relação dos Funcionários de Contribuição
Sindical e Assistencial |
15- |
|
| 08- |
Folhas e Envelopes de
Pagamento |
16- |
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
PASTA C/3 |
|
PASTA D/4 |
| |
|
|
|
| 17- |
Balanços |
25- |
Fichas Financeiras e
Informes de Rendim. |
| 18- |
Balancetes |
26- |
Folhas de Pagamento e
Pro-Labore |
| 19- |
Cadastros e
Declarações |
27- |
|
| 20- |
IBGE |
28- |
|
| 21- |
DCTF |
29- |
|
| 22- |
|
30- |
|
| 23- |
|
31- |
|
| 24- |
|
32- |
Documentos dos
Autônomos |
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
PASTA E/5 - Funcionários |
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| 33- |
|
40- |
Empregados
Desligados |
| 34- |
|
40.1 |
|
| 35- |
|
40.2 |
|
| 36- |
|
40.3 |
|
| 37- |
|
40.5 |
|
| 38- |
|
40.5 |
|
| 39- |
|
40.6 |
|
| |
|
|
|
Prazos para guarda de documentos
A legislação estabelece
diferentes prazos de manutenção e guarda de
documentos e livros fiscais. Existem, inclusive,
situações em que um mesmo documento tem mais de um
prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias
normas legais e dos vários ramos envolvidos
(societário, tributário, trabalhista,
previdenciário, etc.).
Roteiro de Procedimentos - Guarda e manutenção de documentos trabalhistas e previdenciários [confira aqui] |
